KI in der Wirtschaftsprüfung: Die PBC-Liste schließen, bevor die Prüfung ins Stocken gerät

KI kann Prüfungsteams einen großen Teil der Verwaltungsarbeit rund um die PBC-Liste abnehmen, also die Liste der Unterlagen, die der Mandant für die Abschlussprüfung bereitstellt: die Anforderung für dieses Jahr aus der Vorjahresakte und der neuen Summen- und Saldenliste vorbereiten, jede hochgeladene Datei lesen, prüfen, ob sie die angeforderte Unterlage tatsächlich ist, und der zuständigen Person beim Mandanten genau sagen, was noch fehlt. Ob ein Nachweis ausreicht, entscheidet weiterhin das Prüfungsteam, und den Bestätigungsvermerk unterschreibt weiterhin der Wirtschaftsprüfer. Neu ist, dass Prüfungsassistenten die ersten beiden Wochen vor Ort nicht mehr mit dem Öffnen von PDFs und dem Abhaken von Tabellen verbringen.

Der Berufsstand wächst kaum, die Pflichtprüfungen bleiben.

Die Mandanten sind keine Kleinbetriebe. Prüfungspflichtig sind Kapitalgesellschaften, die nicht klein sind (§ 316 Abs. 1 HGB), also mindestens zwei der drei Schwellen überschreiten: 7,5 Mio. Euro Bilanzsumme, 15 Mio. Euro Umsatzerlöse und im Jahresdurchschnitt 50 Arbeitnehmer (§ 267 Abs. 1 HGB). Ohne Prüfung kann der Jahresabschluss nicht festgestellt werden. Jede Pflichtprüfung ist damit ein wiederkehrendes Mandat, das eine Praxis über Jahre behält, wenn die Prüfung reibungslos läuft.

Warum die Prüfung an der PBC-Liste hängt

Jede Prüfung beginnt mit einer Anforderungsliste: Saldenbestätigungen der Banken, Anlagenverzeichnis, Offene-Posten-Listen, Lohnabstimmung, Protokolle der Gesellschafterversammlung, Leasingverträge, eine Stichprobe von Rechnungen. Die Liste geht an die kaufmännische Leitung. In den folgenden Wochen kommen die Unterlagen über das Mandantenportal, per E-Mail und über freigegebene Ordner zurück, gern als Scan0012.pdf oder Endgültig v3 (2).xlsx. Jemand im Prüfungsteam öffnet jede Datei, ordnet sie einer Anforderung zu, prüft Stichtag und Abstimmung und hakt sie ab. Dann schreibt er dem Mandanten, was noch offen ist.

Drei Dinge machen das schwieriger als gewöhnliches Belegesammeln:

• Das Gesetz gibt Ihnen das Recht, nicht das Postfach. Die gesetzlichen Vertreter müssen den Jahresabschluss unverzüglich nach der Aufstellung vorlegen, und der Abschlussprüfer kann alle Aufklärungen und Nachweise verlangen, die für eine sorgfältige Prüfung notwendig sind, soweit erforderlich auch schon vor der Aufstellung (§ 320 Abs. 1 und 2 HGB). Kein Prüfer zitiert das gern gegenüber dem Mandanten. Was wirkt, ist eine Anforderung, die man nicht missverstehen kann.
• „Eingegangen“ heißt nicht „ausreichend“. Eine Bankabstimmung zum November statt zum Stichtag oder eine OP-Liste, die nicht mit der Saldenliste übereinstimmt, wird als erhalten abgehakt und erst Tage später von der Person bemerkt, die sie braucht.
• Der Zeitplan ist eng. Der Jahresabschluss ist in den ersten drei Monaten des Geschäftsjahres aufzustellen (§ 264 Abs. 1 HGB), und die Hauptprüfung folgt danach in einer kurzen Saison. Jede Woche Warten auf Unterlagen fehlt am Ende für Durchsicht und Berichtskritik.

Wo KI hilft

Die Liste aus der Vorjahresakte vorbereiten. Das Modell liest die Anforderungsliste des Vorjahres, welche Punkte spät oder falsch kamen, die neue Summen- und Saldenliste und die Planungsnotizen. Daraus entsteht ein Entwurf mit neuen Punkten für das, was sich geändert hat: ein neues Darlehen, eine neue Tochtergesellschaft, ein Mietvertrag ab Jahresmitte. Der Prüfungsleiter überarbeitet den Entwurf, statt die Vorjahrestabelle zu kopieren.

Jeden Eingang lesen und zuordnen. Jede Datei wird klassifiziert, der passenden Anforderung zugeordnet und auf das Offensichtliche geprüft: richtige Gesellschaft, richtiger Stichtag, richtiger Zeitraum, Summen, die mit der Saldenliste übereinstimmen, wo sie es sollen. Die Übersicht zeigt „erhalten und abgestimmt“, „erhalten, falscher Stichtag“ oder „erhalten, Differenz 4.210 Euro“ statt eines Häkchens.

Gezielt nachfassen. Statt „bitte reichen Sie die offenen Unterlagen ein“ erhält die Lohnbuchhaltung: „Die Lohnjournale bis Dezember liegen vor, die Abstimmung der Lohnkonten mit dem Hauptbuch zum Stichtag fehlt noch. Im Vorjahr kam sie in der zweiten Woche von Ihnen.“ Anforderungen werden nach Zuständigen beim Mandanten gebündelt, nicht nach Prüffeldern.

Auffälliges markieren. Ein Protokoll, das einen Rechtsstreit erwähnt, eine Bankbestätigung mit einer Kreditlinie, die niemand genannt hat, ein Vertrag mit Change-of-Control-Klausel: Das Modell markiert Stelle und Seite, und das Prüfungsteam beurteilt, was das für die Prüfung bedeutet.

Die Rechnung für eine kleinere Prüfungspraxis

Das sind etwa zwei Monate Arbeitszeit eines erfahrenen Prüfungsassistenten. Wichtiger ist der Kalender: Eine Prüfung, die mit 90 Prozent erledigter Liste in die Hauptprüfung geht, endet pünktlich, lässt Zeit für eine gründliche Durchsicht und hält den Mandanten auch im nächsten Jahr.

Wo es schiefgehen kann

Eine sichere Zuordnung kann falsch sein. Ein Modell kann einen Kontoauszug dem falschen Konto zuordnen oder einen Entwurf für die endgültige Fassung halten. Jede Zuordnung verweist deshalb auf die Seite, auf die sie sich stützt, und das Team prüft die Unterlage, nicht die Zusammenfassung.

Verschwiegenheit hat Vorrang. Abschlussprüfer und ihre Gehilfen sind zur Verschwiegenheit verpflichtet (§ 323 Abs. 1 HGB). Setzen Sie deshalb nur einen Anbieter mit Auftragsverarbeitungsvertrag, ohne Training auf Ihren Daten und mit Speicherung in der EU ein, oder ein Modell auf eigener Infrastruktur. Das Modell arbeitet nur mit den Unterlagen des jeweiligen Mandats, schrittweise eingeführt und mit klaren Regeln, welche Daten es sehen darf.

Es ergänzt die Prüfungsakte, statt sie zu ersetzen. Die meisten Praxen arbeiten bereits mit einer Prüfungssoftware und einem Mandantenportal. Der Nutzen liegt in der Schicht dazwischen: lesen, was eingeht, und formulieren, was fehlt. Entsteht ein zweiter Ort für Nachweise, wird die Akte schlechter.

Welche Werkzeuge passen

Anbieter von Prüfungssoftware bieten inzwischen KI-Funktionen für Anforderungslisten und die Prüfung von Uploads an. Das lohnt einen Blick, wenn ohnehin ein neues Portal ansteht. Für kleinere Praxen bleiben oft Lücken: die Kosten je Mandat, Mandanten, die trotz Portal alles per E-Mail schicken, Nachfragen im Ton der eigenen Praxis und der Abgleich mit den eigenen Planungsnotizen und der Vorjahresakte. Eine eigene Lösung lohnt sich, wenn Sie Dutzende Prüfungen pro Saison mit den vorhandenen Werkzeugen durchführen.

Häufige Fragen von Prüfungspraxen zu KI bei der Unterlagenanforderung

Kann KI entscheiden, ob ein Prüfungsnachweis ausreicht?

Nein. Sie kann prüfen, ob eine Unterlage die angeforderte ist, die richtige Gesellschaft und den richtigen Stichtag betrifft und mit der Saldenliste übereinstimmt. Ob sie ein ausreichender und angemessener Prüfungsnachweis ist, beurteilt das Prüfungsteam und dokumentiert es in den Arbeitspapieren.

Welche Gesellschaften sind prüfungspflichtig?

Kapitalgesellschaften und haftungsbeschränkte Personenhandelsgesellschaften wie die GmbH & Co. KG, die nicht klein im Sinne des § 267 Abs. 1 HGB sind, also an zwei aufeinanderfolgenden Stichtagen mindestens zwei von drei Schwellen überschreiten: 7,5 Mio. Euro Bilanzsumme, 15 Mio. Euro Umsatzerlöse, 50 Arbeitnehmer im Jahresdurchschnitt. Ohne Prüfung kann ihr Jahresabschluss nicht festgestellt werden.

Welche Unterlagen kann der Abschlussprüfer verlangen?

Nach § 320 HGB muss die Gesellschaft dem Prüfer den Jahresabschluss und den Lagebericht vorlegen und ihm die Prüfung der Bücher und Schriften gestatten. Der Prüfer kann alle Aufklärungen und Nachweise verlangen, die für eine sorgfältige Prüfung notwendig sind, soweit es die Vorbereitung erfordert auch schon vor der Aufstellung, etwa für eine Vorprüfung.

Eine Regel für jede Anforderung

Jede Anforderung sollte eine zuständige Person haben, jeder Eingang am selben Tag zugeordnet und geprüft werden, jede Lücke in klaren Worten beschrieben sein und jede Nachfrage genau sagen, was fehlt. Überlassen Sie der KI die Zuordnung, das Nachrechnen und den ersten Entwurf der Nachfrage, und behalten Sie die Beurteilung der Nachweise im Team.

Wenn Ihre Prüfungsassistenten während der Hauptprüfung Bankbestätigungen hinterherlaufen, schreiben Sie mir, mit welcher Prüfungssoftware und welchem Mandantenportal Sie arbeiten und wie viele Prüfungen Sie pro Saison durchführen. Ich schlage Ihnen vor, ob die Vorbereitung der Liste, die Prüfung der Eingänge oder das Nachfassen der richtige erste Schritt ist. Steuerkanzleien kennen dasselbe Nachfordern bei der Belegerfassung, Buchhaltungsbüros beantworten immer wieder dieselben Mandantenfragen, und M&A-Berater halten beim Unternehmensverkauf ihre Antworten widerspruchsfrei, siehe Due-Diligence-Fragen.