KI für Speditionen und Zolldienstleister: Tarifierung, Zollanmeldung und Vollmachten im Griff

KI kann einer Spedition oder einem Zolldienstleister den größten Teil der Lesearbeit hinter einer Zollanmeldung abnehmen: Positionen aus unübersichtlichen Handelsrechnungen und Packlisten übernehmen, für jede Position eine Warennummer mit Begründung und den Voranmeldungen vorschlagen, auf die sich der Vorschlag stützt, die Anmeldung mit den Vorgaben des Mandanten und seinen bisherigen Anmeldungen abgleichen und Unstimmigkeiten melden, bevor etwas an ATLAS geht. Die Tarifierung und die Freigabe bleiben bei Ihren Zollsachbearbeitern. Neu ist, dass sie ihre Zeit für die Positionen verwenden, die wirklich schwierig sind.

Die Mengen steigen schnell, und die Verantwortung bleibt bei Ihnen.

Der Anstieg bei der Einfuhr geht laut Jahresbericht vor allem auf Post- und Kuriersendungen zurück, also den Onlinehandel, mit 191,8 Millionen Positionen mehr als im Vorjahr. Bei der Ausfuhr waren es 250,1 Millionen Positionen. Für eine mittelständische Spedition heißt das: mehr Sendungen, mehr Positionen pro Sendung, mehr Rückfragen, mit denselben Leuten.

Wofür Sie als Vertreter einstehen

Nach Artikel 18 des Zollkodex der Union (UZK) kann jede Person einen Zollvertreter ernennen. Die Seite des Zolls zur Vertretung fasst die Pflichten zusammen:

• Direkte Vertretung: Sie handeln im Namen und für Rechnung des Mandanten.
• Indirekte Vertretung: Sie handeln im eigenen Namen, aber für Rechnung des Mandanten, und sind damit selbst Anmelder.
• Erklärung und Vollmacht. Sie müssen erklären, für wen Sie handeln, ob direkt oder indirekt, und Vertretungsmacht besitzen (Art. 19 UZK). Wer das nicht erklärt oder keine Vollmacht hat, gilt als im eigenen Namen und für eigene Rechnung handelnd.
• Drei Jahre Unterlagen. Als indirekter Vertreter müssen Sie alle für die Besteuerung wichtigen Unterlagen (Anmeldung, Kaufverträge, Warenbeschreibungen, Zahlungsbelege) mindestens drei Jahre zugänglich aufbewahren und bei einer Zollprüfung vorlegen können. Gelingt das nicht, ermittelt der Zoll den Zollwert nach der Schlussmethode und nimmt den indirekten Vertreter als Zollanmelder für die Einfuhrabgaben in Anspruch.

Jede falsche Warennummer, jede zu niedrige Rechnung und jede vergessene Präferenz bei einer indirekten Anmeldung ist also auch Ihr Risiko, unter Umständen erst bei der Prüfung Jahre später.

Wo es heute hakt

• Rechnungen kommen als PDF oder Foto. Beschreibungen wie „Ersatzteile“, „Zubehör“ oder nur die Artikelnummer des Lieferanten, auf Englisch, Chinesisch oder Türkisch, und Positionen, die nicht zur Packliste passen.
• Die Tarifierung steckt in den Köpfen. Die erfahrene Sachbearbeiterin weiß, dass die „Halter“ dieses Mandanten aus Stahl sind und in welche Position sie gehören. Ist sie im Urlaub, bekommt dieselbe Ware eine andere Nummer.
• Mandantenvorgaben sind verstreut. Vertretungsart, Aufschubkonto, Präferenznachweise, Genehmigungen und das „vor Verzollung von X bitte anrufen“ stehen in E-Mails, in einer Excel-Liste und im Gedächtnis.
• Geprüft wird hinterher. Dass dieselbe Artikelnummer letzten Monat anders tarifiert wurde, fällt bei der Zollprüfung auf, nicht vorher im eigenen Haus.
• Verbindliche Auskünfte kommen zu spät. Eine verbindliche Zolltarifauskunft ist gebührenfrei und drei Jahre gültig, gilt aber nur für Anmeldungen ab dem Tag, an dem sie wirksam wird. Während die Ware am Terminal steht, beantragt sie niemand.

Wo KI hilft

Unterlagen lesen. Das Modell übernimmt jede Rechnungsposition mit Beschreibung, Menge, Einheit, Wert, Währung, Ursprung, Artikelnummer und Incoterm und gleicht sie mit Packliste und Frachtbrief ab. Abweichungen bei Mengen, Gewichten oder Werten landen bei einer Person, bevor jemand die Anmeldung erfasst.

Warennummer mit Begründung vorschlagen. Für jede Position schlägt es eine Warennummer vor und zeigt, warum: welche Angaben der Beschreibung es genutzt hat, welche früheren Anmeldungen desselben Mandanten zur gleichen Artikelnummer es gibt und ob eine vZTA für diese Ware vorliegt. Reicht die Beschreibung nicht, sagt es das und formuliert die Rückfrage an den Mandanten, statt zu raten. Die Nummer des Lieferanten aus dem Drittland ist ein Hinweis, keine Antwort, denn eine vZTA bindet nur innerhalb der EU.

Mandantenvorgaben anwenden. Vertretungsart, Zahlungsweg, Präferenz- und Genehmigungsregeln liegen je Mandant an einer Stelle. Der Entwurf wird mit festen Regeln dagegen geprüft, nicht vom Modell. So geht keine indirekte Anmeldung für einen Mandanten raus, der nur eine direkte Vollmacht erteilt hat.

Mit der Historie vergleichen. Vor der Abgabe vergleicht das System die Anmeldung mit den bisherigen Anmeldungen des Mandanten: dieselbe Artikelnummer mit anderer Warennummer, ein Stückwert weit unter dem üblichen Bereich, ein neues Ursprungsland. Jede Abweichung erscheint neben der alten Anmeldung.

Die Akte führen. Rechnung, Vollmacht, Begründung der Tarifierung, wer welche Position freigegeben hat und die Antworten des Mandanten liegen bei der Anmeldung, bereit für die Zollprüfung in drei Jahren.

Die Rechnung für eine mittelständische Spedition

Das ist ungefähr eine volle Stelle in der Zollabwicklung, in einer Zeit, in der die Positionen wachsen und erfahrene Zollfachleute schwer zu finden sind. Die größere Zahl sieht man nicht sofort: Eine falsch tarifierte Ware, die drei Jahre lang in indirekten Anmeldungen wiederkehrt, kann bei der Prüfung mehr kosten, als Sie an diesem Mandanten verdient haben.

Wo es schiefgehen kann

Selbstsichere Fehler sind das Hauptrisiko. Sprachmodelle klingen überzeugt, auch wenn sie danebenliegen. Lassen Sie keine Nummer allein auf das Wort des Modells hinaus, verlangen Sie eine Begründung mit prüfbaren Quellen (Ihre Voranmeldungen, Ihre vZTA, den Zolltarif) und messen Sie, wie oft Ihre Sachbearbeiter den Vorschlag ändern. Sinkt diese Quote nicht, halten Sie an und schauen Sie, woran es liegt.

Mandantendaten sind Geschäftsgeheimnisse. Rechnungen zeigen Preise, Lieferanten und Margen. Nutzen Sie einen Anbieter mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, ohne Training auf Ihren Daten und mit Speicherung in der EU, und halten Sie die Historie jedes Mandanten getrennt.

Vorgaben müssen schriftlich vorliegen. Die Regelprüfung funktioniert nur, wenn Vertretungsart und Zahlungsweg jedes Mandanten mit Vollmacht hinterlegt sind. Das Projekt ist ein guter Anlass, die Vollmachten aufzuräumen.

Welche Werkzeuge passen

Zollsoftware gibt Anmeldungen an ATLAS ab, führt Artikelstämme und verwaltet Aufschubkonten, und einige Anbieter bieten inzwischen Tarifierungsvorschläge an. Die Lücken liegen meist beim Lesen unstrukturierter Rechnungen, bei einer nachvollziehbaren Begründung aus Ihrer eigenen Historie und beim Abgleich jeder Anmeldung mit den bisherigen Anmeldungen und Vollmachten des Mandanten. Eine eigene Ergänzung lohnt sich, wenn diese Historie in Zollsoftware, Laufwerk und Postfächern verteilt liegt, die kein einzelnes Werkzeug liest.

Häufige Fragen von Speditionen zu KI in der Zollabwicklung

Kann KI Waren für die Zollanmeldung tarifieren?

Sie kann für jede Rechnungsposition eine Warennummer vorschlagen und begründen, gestützt auf die Beschreibung, Ihre früheren Anmeldungen und vorhandene verbindliche Zolltarifauskünfte. Die Entscheidung trifft eine geschulte Person, denn als indirekter Vertreter sind Sie selbst Anmelder und stehen für die Angaben ein.

Was ist der Unterschied zwischen direkter und indirekter Vertretung beim Zoll?

Bei der direkten Vertretung handeln Sie im Namen und für Rechnung des Mandanten, bei der indirekten im eigenen Namen für seine Rechnung. Sie müssen die Art der Vertretung erklären und Vollmacht haben. Als indirekter Vertreter müssen Sie die Unterlagen mindestens drei Jahre zugänglich aufbewahren und werden sonst als Zollanmelder für die Einfuhrabgaben in Anspruch genommen.

Wann lohnt sich eine verbindliche Zolltarifauskunft?

Bei Waren, die Sie regelmäßig anmelden und deren Einreihung unsicher ist. Die vZTA ist gebührenfrei, gilt drei Jahre und bindet Zoll und Inhaber, aber nur für Anmeldungen ab ihrem Wirksamwerden. KI hilft, die Artikel zu finden, bei denen Ihre Nummern schwanken oder Mandanten oft nachfragen, damit Sie die Auskunft vor der nächsten Sendung beantragen.

Eine Regel für jede Anmeldung

Jede Zollanmeldung sollte gelesene und abgeglichene Unterlagen haben, für jede Position eine Warennummer, die eine Person begründen kann, die schriftlichen Vorgaben des Mandanten, einen Abgleich mit seiner Historie und eine vollständige Akte. Lassen Sie KI lesen und vergleichen, und behalten Sie Tarifierung und Unterschrift in Ihrem Zollteam.

Wenn Ihr Zollschalter den Tag mit dem Abtippen von Rechnungen verbringt, schreiben Sie mir, welche Zollsoftware Sie nutzen und wie viele Anmeldungen Sie ungefähr im Monat abgeben. Ich schlage Ihnen vor, ob das Auslesen der Unterlagen, Tarifierungsvorschläge oder der Abgleich mit der Historie der richtige erste Schritt ist, schrittweise und mit klaren Regeln für Ihre Mandantendaten. Transportunternehmen kennen eine ähnliche Nachweispflicht bei Fahrerkarte und Lenkzeiten, Großhändler nutzen denselben Leseschritt bei der Auftragserfassung und Hersteller bei der Angebotskalkulation.