KI im Bauunternehmen: Öffentliche Ausschreibungen prüfen, Bieterfragen stellen, Angebote vorbereiten

KI kann einem Bauunternehmen bei öffentlichen Ausschreibungen vor allem die Lesearbeit abnehmen: Jede neue Bekanntmachung wird mit dem abgeglichen, was Sie tatsächlich bauen und wo, die Vergabeunterlagen werden am Tag des Eingangs auf Fristen, Eignungsnachweise, Vertragsbedingungen und Widersprüche im Leistungsverzeichnis gelesen, und für Konzepte und Referenzen entstehen Entwürfe aus Ihren eigenen früheren Angeboten. Kalkulation und Entscheidung bleiben bei Ihnen. Der Unterschied ist, dass diese Entscheidung am zweiten Tag der Angebotsfrist fällt und nicht am fünfzehnten.

Öffentliche Bauaufträge sind ein großer und verlässlicher Markt, gerade für mittelständische Betriebe.

Oberhalb der EU-Schwellenwerte wurden 2024 nur 897 Bauaufträge vergeben, aber mit zusammen rund 20,9 Milliarden Euro, im Schnitt also gut 23 Millionen Euro je Auftrag (meine Rechnung aus den Zahlen der Vergabestatistik). Der Bericht weist selbst darauf hin, dass im Baubereich oft einzelne Lose als eigene Aufträge gemeldet werden; die Zahl der Bauaufträge ist daher eher zu hoch, der Durchschnittswert eher zu niedrig.

Welche Fristen für Bieter zählen

Unterhalb der EU-Schwellenwerte gilt für Bauleistungen in der Regel Abschnitt 1 der VOB/A, oberhalb davon das Kartellvergaberecht im GWB mit der VgV und dem EU-Teil der VOB/A. Für Bieter sind oberhalb der Schwellenwerte drei Regeln im GWB besonders wichtig:

• Rügen vor Ablauf der Angebotsfrist. Verstöße, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Angebotsfrist gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden. Erkannte Verstöße sind innerhalb von zehn Kalendertagen zu rügen. Wer das versäumt, kann sie später in einem Nachprüfungsverfahren meist nicht mehr geltend machen (§ 160 Abs. 3 GWB).
• Information und Wartefrist. Der Auftraggeber muss unterlegene Bieter über den Namen des Gewinners, die Gründe der Nichtberücksichtigung und den frühesten Vertragsschluss informieren. Der Vertrag darf erst 15 Kalendertage danach geschlossen werden, bei elektronischer Information zehn (§ 134 GWB).
• Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot. Die Zuschlagskriterien und ihre Gewichtung stehen in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen (§ 127 GWB). Wer sie früh kennt, weiß, worauf Konzepte und Preis zielen müssen.

Im Alltag heißt das: Ein Widerspruch zwischen Leistungsverzeichnis, Plänen und Baubeschreibung, der erst nach der Abgabe auffällt, wird nicht mehr geklärt, sondern bezahlt. Unterhalb der Schwellenwerte gibt es kein Nachprüfungsverfahren nach dem GWB, aber dasselbe Prinzip gilt: Bieterfragen helfen nur vor der Abgabe.

Wo es heute hakt

• Ausschreibungen werden spät gefunden. Die Suchaufträge landen im Postfach einer Person, gemischt mit Lieferaufträgen, fremden Gewerken und Regionen, die nicht passen.
• Die Entscheidung fällt aus dem Bauch. Für 300 Seiten Vergabeunterlagen fehlt vor der Entscheidung die Zeit. Entschieden wird nach Titel und Volumen, die heikle Vertragsklausel fällt nach einer Woche Arbeit auf.
• Bieterfragen kommen zu spät. Widersprüche zwischen Positionen, Plänen und Vorbemerkungen werden einkalkuliert statt gefragt, weil die Frist für Fragen vorbei ist, bevor jemand alles gelesen hat.
• Konzepte beginnen bei null. Das beste Baustellenlogistik- oder Qualitätskonzept liegt in einem Ordner von 2023, und wer es geschrieben hat, ist nicht mehr im Haus.
• Absagen werden abgeheftet. Die Information nach § 134 GWB kommt, jemand liest den Namen des Gewinners, und das nächste Angebot hat dieselbe Schwäche.

Wo KI hilft

Jede Bekanntmachung vorsortieren. Das Modell liest jede neue Ausschreibung und gleicht sie mit einem kurzen Profil ab, das Sie einmal schreiben: Gewerke, Auftragsgrößen, die Sie stemmen können, Regionen, Präqualifikation, Zertifikate, Versicherungssummen und bisherige Auftraggeber. Es sortiert in „jetzt ansehen“, „vielleicht“ und „passt nicht“, jeweils mit einem Satz Begründung. Eine Person sieht die erste Liste jeden Morgen durch.

Die Vergabeunterlagen am ersten Tag lesen. Für eine interessante Ausschreibung zieht es alle Fristen (Bieterfragen, Ortstermin, Angebotsabgabe, Bindefrist), alle geforderten Eignungsnachweise und Erklärungen, die Zuschlagskriterien mit Gewichtung, Vertragsstrafen, Sicherheitsleistungen, Gewährleistungsfristen und Zahlungsbedingungen heraus. Es listet, welche Anforderungen Ihr Betrieb heute nicht erfüllt. Die Entscheidung, ob Sie anbieten, beruht dann auf Fakten.

Widersprüche im LV finden. Es vergleicht Leistungsverzeichnis, Vorbemerkungen, Baubeschreibung und Planliste und markiert Unstimmigkeiten: eine beschriebene Leistung ohne Position, ein Plan, auf den verwiesen wird, der aber fehlt, Mengen, die nicht zu den Plänen passen, eine Bauzeit, die mit Sperrzeiten kollidiert. Ihr Kalkulator entscheidet, welche Punkte als Bieterfrage oder, oberhalb der Schwellenwerte, als Rüge rausgehen.

Konzepte aus eigenen Unterlagen entwerfen. Aus Ihren früheren Angeboten, Referenzen, Baustelleneinrichtungsplänen und Projektunterlagen entwirft es Texte zu den geforderten Konzepten, im vorgegebenen Umfang und mit Quellenangabe für jede Aussage. Was keine Quelle hat, wird markiert. Erfundene Referenzen, Zahlen oder Zertifikate darf es nicht geben.

Vollständigkeit prüfen, bevor abgegeben wird. Eine einfache Prüfliste, kein Modell, hakt jede geforderte Erklärung und jeden Nachweis gegen die am ersten Tag erstellte Liste ab. Ein fehlendes Formblatt soll kein gutes Angebot kosten.

Aus Absagen lernen. Wenn die Information nach § 134 GWB oder eine Absage eingeht, hält es Gewinner, genannte Gründe und den eigenen Preisabstand fest, sofern bekannt, und sammelt die Muster für eine kurze Runde vor der nächsten Ausschreibung.

Die Rechnung für einen mittelständischen Betrieb

Die Stunden sind der kleinere Teil. Eine Absage am zweiten Tag statt nach einer Woche Arbeit macht den Kalkulator frei für eine Ausschreibung, die Sie gewinnen können. Und eine rechtzeitig gestellte Bieterfrage verhindert, dass ein Widerspruch im LV bei einem Auftrag über mehrere hunderttausend Euro zum Verlust wird. Bei durchschnittlich 280.000 Euro je Bauauftrag unterhalb der Schwellenwerte reicht dafür schon eine falsch verstandene Position.

Was schiefgehen kann

Erfundene Nachweise sind das eigentliche Risiko. Eine Referenz, die es nicht gibt, oder eine Zahl, die niemand gemessen hat, kann zum Ausschluss führen. Lassen Sie die KI nur aus Ihren eigenen Unterlagen schreiben, verlangen Sie eine Quelle für jede Aussage, und lassen Sie die Person gegenlesen, die das Projekt kennt.

Vergabeunterlagen sind oft vertraulich. Manche Ausschreibungen schränken die Weitergabe der Unterlagen ein. Nutzen Sie einen Anbieter mit Auftragsverarbeitungsvertrag, ohne Training auf Ihren Daten und mit Speicherung in der EU, und prüfen Sie die Vertraulichkeitsregeln der jeweiligen Ausschreibung, bevor Sie etwas hochladen.

Übersehene Nachweise bleiben übersehen. Das Herausziehen funktioniert gut, aber nicht fehlerfrei. Halten Sie die Vollständigkeitsprüfung als Liste, die ein Mensch gegen die Originalunterlagen abhakt.

Welche Werkzeuge passen

Ausschreibungsdienste und Vergabeplattformen bieten Suchaufträge, Fristübersichten und zunehmend KI-Zusammenfassungen. AVA- und Kalkulationsprogramme lesen GAEB-Dateien und übernehmen die Positionen. Die Lücken liegen meist beim Abgleich zwischen LV, Plänen und Baubeschreibung, bei Konzepttexten aus den eigenen Projektunterlagen und bei der Auswertung von Absagen. Eine eigene Lösung lohnt sich, wenn Referenzen und Konzepte über Projektordner, Laufwerk und alte Angebotsmappen verteilt sind, die kein Programm liest.

Häufige Fragen von Bauunternehmen

Kann KI ein ganzes Angebot für eine Ausschreibung schreiben?

Sie kann die meisten Konzepttexte aus Ihren früheren Angeboten und Projektunterlagen entwerfen, im geforderten Umfang und mit Quelle für jede Aussage. Preise, Zuschläge und Bauzeitenplan legt sie nicht fest, und jemand, der die Arbeit kennt, muss jeden Text vor der Abgabe prüfen.

Bis wann muss ich einen Fehler in den Vergabeunterlagen rügen?

Oberhalb der EU-Schwellenwerte spätestens bis zum Ablauf der Angebotsfrist, wenn der Fehler in den Vergabeunterlagen erkennbar ist, und innerhalb von zehn Kalendertagen, nachdem Sie ihn erkannt haben (§ 160 Abs. 3 GWB). Unterhalb der Schwellenwerte gibt es dieses Verfahren nicht, Bieterfragen helfen aber auch dort nur vor der Abgabe. Im Zweifel sprechen Sie mit einem Fachanwalt für Vergaberecht.

Lohnt sich das für einen Betrieb mit wenigen öffentlichen Aufträgen im Jahr?

Meist ja, weil dieselben ein oder zwei Personen suchen, lesen, kalkulieren und schreiben. Fangen Sie mit der Vorsortierung und der Zusammenfassung der Vergabeunterlagen an. Konzepttexte und die Auswertung von Absagen folgen, wenn das Lesen verlässlich läuft.

Eine Regel für jede Ausschreibung

Für jede Ausschreibung, die Sie in Betracht ziehen, sollten Fristen, Nachweise und Risiken am ersten Tag vorliegen, die Entscheidung über die Teilnahme in den ersten Tagen fallen, Bieterfragen vor dem Stichtag gestellt und jede Absage ausgewertet werden. Die KI übernimmt Lesen und erste Entwürfe, Kalkulation und Zusagen bleiben bei Ihrem Team.

Wenn Ihre Angebotsbearbeitung mehr Zeit mit Lesen verbringt als mit Gewinnen, schreiben Sie mir, welche Vergabeplattformen und welche AVA- oder Kalkulationssoftware Sie nutzen und wie viele Ausschreibungen Sie im Jahr ansehen. Ich schlage Ihnen vor, ob Vorsortierung, Prüfung der Unterlagen oder Konzepttexte der richtige erste Schritt ist. Nach dem Zuschlag geht es auf der Baustelle mit dem Bautagebuch per Sprachnachricht weiter, Gerüstbauer behalten jedes stehende Gerüst über Prüfprotokoll und Standzeit im Blick, und Fertigungsbetriebe kennen ein ähnliches Leseproblem aus der Angebotskalkulation.