Mandatsanfragen in der Kanzlei: Was KI vorbereiten darf und was nicht

Donnerstag, 22:40 Uhr. Über das Kontaktformular einer kleinen Kanzlei kommt eine Nachricht: „Mir wurde heute gekündigt, fristlos. Ich habe ein Schreiben bekommen und weiß nicht, was ich jetzt tun soll.“ Die Kanzlei liest es am Freitag um 9:15 Uhr und antwortet gegen Mittag. Da hat der Absender schon bei zwei anderen Kanzleien angerufen, und eine hat abgenommen.

Der zweite Fehler ist neuer. Die Kanzlei hat einen Chatbot auf der Website. Er antwortet in Sekunden, verständnisvoll, und schreibt: „Eine fristlose Kündigung ohne Abmahnung ist in den meisten Fällen unwirksam. Ihre Chancen stehen gut.“ Niemand in der Kanzlei hat den Fall gesehen. Der Chatbot hat gerade im Namen der Kanzlei eine rechtliche Einschätzung abgegeben.

Eine gute Mandatsannahme vermeidet beides: Sie reagiert schnell und sagt nichts, was eine Anwältin nicht unterschreiben würde. Dieser Beitrag folgt den Fragen, die ich von einer Kanzleiinhaberin vor dem ersten Test erwarten würde.

Was gehört eigentlich zur Mandatsannahme?

Ohne Software betrachtet sind es fünf Schritte: Jemand meldet sich, die Kanzlei prüft Interessenkollisionen, jemand klärt, ob das Anliegen passt (Rechtsgebiet, Zuständigkeit, Eilbedürftigkeit, Rechtsschutz), ein Termin wird vereinbart, und bei Übernahme folgen Vollmacht und gegebenenfalls Vergütungsvereinbarung.

Nur ein Schritt braucht anwaltliches Urteil: die Entscheidung, ob und wie die Kanzlei helfen kann. Der Rest ist Informationen sammeln, abgleichen und terminieren. Genau dort geht die Zeit verloren, und genau dort verlieren Kanzleien Mandate. Nicht weil jemand abgelehnt hat, sondern weil sich niemand rechtzeitig gemeldet hat.

Wo darf KI helfen, ohne die Grenze zu überschreiten?

Überall, wo Informationen erfasst, sortiert oder terminiert werden:

• Sofort antworten, zu jeder Uhrzeit, mit einer klaren Aussage, was als Nächstes passiert und wann sich ein Mensch meldet.
• Strukturiert nachfragen, passend zum Anliegen: Eine Kündigung braucht andere Angaben als ein Verkehrsunfall oder ein Erbfall.
• Rechtsgebiet erkennen, damit die Anfrage bei der richtigen Person landet oder freundlich weiterverwiesen wird, wenn die Kanzlei das Gebiet nicht abdeckt.
• Eilsignale erkennen: ein Zustellungsdatum, eine Frist im Schreiben, ein Gerichtstermin, eine Gefährdung.
• Namen für die Kollisionsprüfung erfassen, bevor der Sachverhalt im Detail erzählt wird (warum, steht weiter unten).
• Rechtsschutz abfragen: Versicherer und Versicherungsnummer, damit die Deckungsanfrage vorbereitet werden kann.
• Termin vereinbaren und mitteilen, welche Unterlagen mitzubringen sind.
• Eine Zusammenfassung für die Anwältin schreiben, damit das Erstgespräch mit den Fakten beginnt.

Das Rechtsdienstleistungsgesetz beschreibt die rechte Spalte ziemlich genau: Rechtsdienstleistung ist jede Tätigkeit in konkreten fremden Angelegenheiten, die eine rechtliche Prüfung des Einzelfalls erfordert (§ 2 Abs. 1 RDG). „Ihre Chancen stehen gut“ ist so eine Prüfung, nur eben ohne Prüfung. Die Kanzlei darf Rechtsdienstleistungen erbringen, aber sie haftet auch für jede Einschätzung, die in ihrem Namen abgegeben wird, egal ob ein Mensch oder ein Programm sie formuliert hat.

Warum erst die Namen, dann der Sachverhalt?

Diesen Punkt drehen Kanzleien am häufigsten um. Die Verschwiegenheitspflicht nach § 43a Abs. 2 BRAO erfasst alles, was der Anwältin in Ausübung ihres Berufs bekannt wird, also auch bei der Anbahnung eines Mandats, das nie zustande kommt. Und nach § 43a Abs. 4 BRAO darf sie nicht im widerstreitenden Interesse tätig werden.

Ein Assistent, der bereitwillig jedes Detail einer Trennung aufnimmt, bevor jemand die Kollisionsprüfung gemacht hat, kann deshalb echte Probleme schaffen. Ist der andere Ehepartner bereits Mandant, liegen der Kanzlei jetzt Informationen vor, die sie nicht haben sollte.

Die Lösung gehört ins Design: zuerst die Namen aller Beteiligten und die Art des Anliegens, dann die Kollisionsprüfung in der Kanzleisoftware, erst danach der ausführliche Sachverhalt. Ein Assistent hält diese Reihenfolge verlässlicher ein als ein voll ausgelastetes Sekretariat. Er kann sagen: „Bevor Sie mir mehr erzählen, brauche ich die Namen aller Beteiligten, damit wir prüfen können, ob wir Sie vertreten dürfen. Das ist in jeder Kanzlei so üblich.“

Wie sieht der Ablauf aus?

Welche Fragen sollte der Assistent stellen?

Die Fragen hängen vom Rechtsgebiet ab. Sie aufzuschreiben ist die nützlichste Stunde, die eine Kanzlei in ihre Mandatsannahme investieren kann, mit oder ohne KI.

Die rechte Spalte löst keine Beratung aus, sondern einen Menschen. Der Assistent fragt nach dem Zustellungsdatum, rechnet aber keine Frist aus und nennt keine.

Was bekommt die Anwältin?

Eine Seite Zusammenfassung, keine Bewertung:

Anliegen: Arbeitsrecht, fristlose Kündigung. Beteiligte: Arbeitnehmer (Anfragender), Arbeitgeber (GmbH, Name angegeben), Vorgesetzter (Name angegeben). Kollisionsprüfung: frei, Freitag 9:05 Uhr. Daten: beschäftigt seit 2019, etwa 40 Mitarbeitende, Kündigungsschreiben am Donnerstag persönlich übergeben. Eilbedürftigkeit: Zugang Donnerstag, markiert für Rückruf heute. Unterlagen: Kündigungsschreiben, Arbeitsvertrag (hochgeladen). Rechtsschutz: ja, Versicherer und Nummer angegeben. Ziel: Arbeitsplatz behalten oder Abfindung. Offen: ob eine Abmahnung vorausging.

Was fehlt: keine Meinung zur Wirksamkeit, kein wahrscheinlicher Ausgang, keine Fristberechnung. Das entscheidet die Anwältin. Die Zusammenfassung spart die ersten zehn Minuten jedes Erstgesprächs und stellt sicher, dass das Eilige zuerst auf dem Tisch liegt.

Was sieht die anfragende Person?

Der schwierigste Moment ist die direkte Frage: „Habe ich eine Chance?“ Die Antwort muss ehrlich, freundlich und klar sein:

Das kann ich Ihnen nicht beantworten, weil ich ein automatisierter Assistent bin und keine Anwältin. Das kann nur ein Anwalt oder eine Anwältin nach Prüfung Ihrer Unterlagen sagen. Ich sorge dafür, dass alles, was Sie mir heute geschildert haben, noch heute bei einer Anwältin liegt, und buche Ihnen einen Termin. Weil Sie eine Kündigung erhalten haben, habe ich Ihre Anfrage als eilig markiert. Sie werden heute Vormittag angerufen.

Das sagt auch ein gutes Sekretariat. Der Assistent sollte es jedes Mal sagen und nie in „Das klingt so, als ob“ oder „In solchen Fällen ist es meistens so“ abrutschen.

Ist das berufsrechtlich zulässig?

Ja, wenn der Assistent als Unterstützung des Kanzleipersonals gebaut ist und nicht als Ersatz für die Anwälte. Die Bundesrechtsanwaltskammer hält den Einsatz von KI in ihren Hinweisen vom Dezember 2024 grundsätzlich für möglich, verweist aber auf die Pflichten, die dabei gelten. Für die Mandatsannahme sind drei entscheidend.

Verschwiegenheit und Dienstleister. Wer einen KI-Anbieter einbindet, braucht die Voraussetzungen des § 43e BRAO: Verpflichtung des Dienstleisters zur Verschwiegenheit in Textform, mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen (§ 203 StGB), und Zugang nur, soweit er für die Dienstleistung erforderlich ist. Dazu ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, Verarbeitung möglichst in der EU und kein Training mit Kanzleidaten.

Verantwortung. Der Assistent arbeitet wie eine Kanzleikraft, und für ihn gilt dasselbe: Jemand in der Kanzlei ist verantwortlich für das, was er schreibt. Das heißt, die Anweisungen zu prüfen, jede Woche eine Stichprobe von Gesprächen zu lesen und alles zu korrigieren, was in Richtung Beratung driftet.

Transparenz. Seit dem 2. August 2026 verlangt Art. 50 der KI-Verordnung, dass Menschen erkennen können, wenn sie mit einem KI-System kommunizieren. Für einen Chat auf der Kanzleiwebsite heißt das: Der Hinweis gehört in die erste Nachricht, nicht ins Impressum.

Welche Software passt dazu?

Die meisten Kanzleien haben einen Teil schon: Kanzleisoftware wie RA-MICRO, Advoware, DATEV Anwalt, AnNoText oder Actaport mit Aktenanlage und Kollisionsprüfung, dazu oft ein Online-Terminbuchungssystem und ein externer Telefonservice. Die KI-Schicht, die ich ergänzen würde, sitzt dazwischen: Sie führt das strukturierte Gespräch, hält die Reihenfolge „erst Namen, dann Sachverhalt“ ein, markiert Eilfälle und legt die Zusammenfassung in der Kanzleisoftware ab.

Fangen Sie mit einem Rechtsgebiet an, in dem viele und recht ähnliche Anfragen kommen, zum Beispiel Arbeits-, Miet- oder Verkehrsrecht. Messen Sie die Zeit bis zur ersten Antwort und wie viele Anfragen zu einem gebuchten Erstgespräch werden, vorher und nachher.

Wann lohnt es sich nicht?

Wenn Ihre Mandate überwiegend über Empfehlungen von Kollegen kommen und mit einem Anruf von jemandem beginnen, den Sie kennen, bringt eine automatisierte Annahme wenig. Dasselbe gilt für komplexe Wirtschaftsmandate, bei denen jede Anfrage von der ersten Minute an die Partnerin braucht. Und bei wenigen neuen Anfragen pro Woche reicht eine Mitarbeiterin mit guter Checkliste und der festen Regel, innerhalb von zwei Stunden zu antworten.

Faustregel für jede erste Anfrage

Jede Anfrage schnell beantworten, Kollisionen prüfen, bevor die Geschichte erzählt wird, und niemanden außer einer Anwältin sagen lassen, was die Geschichte bedeutet. Die ersten beiden Punkte erledigt ein Assistent besser als ein überlastetes Sekretariat. Der dritte bleibt bei Ihnen.

Wenn in Ihrer Kanzlei Anfragen liegen bleiben, schreiben Sie mir, welche Kanzleisoftware Sie nutzen und aus welchen Rechtsgebieten die meisten Anfragen kommen. Ich zeige Ihnen, wie eine Mandatsannahme nach dem Prinzip „erst Namen, dann Sachverhalt“ bei Ihnen aussehen könnte. Ein verwandtes Problem in einem anderen Beruf: wie Steuerkanzleien Belegen nicht mehr hinterherlaufen, und wie Versicherungsmakler Jahresgespräche vorbereiten.