KI für Schornsteinfeger: Fristen aus dem Feuerstättenbescheid, Formblätter und Termine

KI kann einem Schornsteinfegerbetrieb die Büroarbeit rund um Fristen abnehmen, ohne in die hoheitlichen Aufgaben einzugreifen. Ein großer Teil des Aufwands entsteht nicht auf dem Dach, sondern am Schreibtisch: Formblätter anderer Betriebe kommen per E-Mail, Post oder Fax, müssen dem richtigen Objekt im Kehrbuch zugeordnet und auf Vollständigkeit geprüft werden, und für jede offene Frist steht irgendwann eine Erinnerung an. Feste Regeln aus Ihrem Kehrbuch bestimmen, was fällig ist. Ein Sprachmodell liest eingehende Unterlagen, schlägt die Zuordnung vor und entwirft Terminankündigungen und Erinnerungen. Ob eine Anlage betriebs- und brandsicher ist und welche Frist gilt, entscheiden weiter Sie.

Wie viel Arbeit das ist, zeigen die Erhebungen des Handwerks selbst.

Dazu kommen rund 11,7 Millionen Einzelraumfeuerungsanlagen für feste Brennstoffe, also Kaminöfen, Kachelöfen und Herde. Bei etwa 1,4 Millionen Feuerstätten wurde laut ZIV ein Zeitpunkt für Nachrüstung oder Außerbetriebnahme nach § 26 der 1. BImSchV festgesetzt. Der ZIV weist selbst darauf hin, dass die Mängelzahl 2025 eher zu niedrig ist, weil wegen der Softwareumsetzung nicht alle Mängel ausgewertet werden konnten.

Hinter jeder dieser Zahlen steht ein Vorgang: ein Vermerk, eine Mitteilung an den Eigentümer, eine Frist und ein Nachweis, der kommen soll.

Was das Gesetz vorgibt

Das Schornsteinfeger-Handwerksgesetz legt die Abläufe genau fest:

• Feuerstättenschau. Nach § 14 SchfHwG besichtigt der bevollmächtigte Bezirksschornsteinfeger alle Anlagen seines Bezirks zweimal während seiner Bestellung, frühestens drei und spätestens fünf Jahre nach der letzten Feuerstättenschau. Festgestellte Mängel teilt er dem Eigentümer schriftlich oder elektronisch mit.
• Feuerstättenbescheid. Unverzüglich danach erlässt er nach § 14a SchfHwG den Bescheid mit den Arbeiten, ihrer Anzahl im Jahr sowie Fristbeginn und Fristende.
• Formblatt. Beauftragt der Eigentümer einen anderen Betrieb, muss er die Durchführung nach § 4 SchfHwG nachweisen. Das Formblatt ist spätestens 14 Tage nach den Arbeiten abzusenden und muss spätestens 14 Tage nach Ablauf der Frist beim Bezirksschornsteinfeger sein. Hat dieser einen digitalen Zugang eröffnet, übermittelt der ausführende Betrieb das Formblatt maschinenlesbar mit der Objektnummer aus dem Bescheid.
• Mängel. Nicht fristgerecht behobene Mängel werden nach § 5 SchfHwG im Formblatt vermerkt. Ihre Behebung ist innerhalb von sechs Wochen nach Fristende nachzuweisen, sonst zeigt der Bezirksschornsteinfeger sie der Behörde an.

Für Einzelraumfeuerungsanlagen kommt § 26 der 1. BImSchV hinzu: Für Öfen mit einem Typschilddatum vom 1. Januar 1995 bis 21. März 2010 lief die letzte Stufe für Nachrüstung oder Außerbetriebnahme am 31. Dezember 2024 ab, wenn kein Nachweis über die Grenzwerte vorlag.

Das sind viele Fristen, und jede davon hängt an einem Objekt, einem Eigentümer und einem Datum. Genau diese Art Arbeit lässt sich gut vorbereiten, solange die Entscheidung beim Menschen bleibt.

Wo es heute hakt

• Formblätter in jeder Form. Ein Betrieb nutzt den digitalen Zugang, der nächste schickt ein PDF, der dritte ein Foto. Jemand muss Objekt, Anlage und Arbeiten abtippen oder zuordnen.
• Unvollständige Nachweise. Es fehlt die Objektnummer, eine Unterschrift oder die Messbescheinigung. Die Rückfrage geht per E-Mail raus und wird oft vergessen.
• Erinnerungen kurz vor knapp. Wer die Frist aus dem Bescheid übersieht, bekommt erst eine Mahnung, wenn das Formblatt schon fehlt. Das ärgert Eigentümer und kostet Ihnen Zeit.
• Terminankündigungen einzeln. Jede Ankündigung für Kehrung, Messung oder Feuerstättenschau wird aus Vorlagen zusammengesetzt, Rückfragen und Terminwünsche kommen per Telefon, E-Mail und Zettel im Briefkasten.
• Mängelnachweise ohne Überblick. Welche Mängel noch offen sind und wann die sechs Wochen ablaufen, steht im Kehrbuch, aber niemand bekommt eine Liste mit dem, was diese Woche zu tun ist.

Wo KI hilft

Eingehende Formblätter lesen und zuordnen. Das Modell liest PDF, Scan oder E-Mail, erkennt Objektnummer, Adresse, Anlage, Datum und ausgeführte Arbeiten und schlägt die Zuordnung zum Objekt in Ihrem Kehrbuch vor. Passt etwas nicht, etwa eine Anlage, die im Bescheid nicht vorkommt, landet der Vorgang bei Ihnen. Übernommen wird nichts ohne Ihre Bestätigung.

Vollständigkeit prüfen und nachfragen. Fehlt eine Angabe, entwirft das Modell eine kurze, freundliche Rückfrage an den ausführenden Betrieb oder den Eigentümer, mit genau dem, was fehlt.

Erinnerungen rechtzeitig vorbereiten. Feste Regeln listen jede Woche die Objekte, deren Frist in den nächsten Wochen endet und für die noch kein Nachweis vorliegt. Das ist Logik auf Ihren Kehrbuchdaten, kein Sprachmodell. Das Modell schreibt daraus eine sachliche Erinnerung mit Frist und den Möglichkeiten des Eigentümers. Sie lesen den Stapel und geben ihn frei.

Terminankündigungen und Antworten. Für Ihre eigenen Arbeiten entwirft das Modell die Ankündigungen und sortiert die Antworten: Termin passt, Wunschtermin, Eigentümer gewechselt, Anlage stillgelegt, anderer Betrieb beauftragt oder „bitte persönlich lesen“. Hinweise auf Abgasgeruch, einen ausgelösten CO-Melder oder einen Schornsteinbrand gehen sofort an Sie.

Offene Mängel im Blick. Eine Wochenliste zeigt, welche Mängelnachweise in den nächsten Tagen fällig sind und welche Eigentümer schon erinnert wurden.

Die Rechnung für einen Kehrbezirk

Die Stunden sind das eine. Wichtiger ist, dass weniger Eigentümer eine Frist verpassen und weniger Vorgänge in einer Anzeige an die Behörde enden, die mit einer rechtzeitigen Erinnerung vermeidbar gewesen wäre. Messen Sie den Anteil der Nachweise, die vor Fristende eingehen, vorher und nachher.

Wo es schiefgehen kann

Datenschutz. Kehrbuchdaten sind personenbezogen, und als Bezirksschornsteinfeger handeln Sie in diesen Aufgaben als Beliehener. Klären Sie vorher, welche Daten ein Dienst sehen darf, schließen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag, achten Sie auf Verarbeitung in der EU und geben Sie dem Modell nur die Felder, die es für den jeweiligen Schritt braucht. Mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Innung lässt sich das in einem kurzen Gespräch klären.

Falsche Zuordnung. Zwei Anlagen im selben Haus, eine alte Objektnummer, ein Eigentümerwechsel: Hier liegt das Modell manchmal daneben. Deshalb wird jede Zuordnung bestätigt, und unsichere Fälle kommen gesondert auf Ihren Tisch.

Ton der Schreiben. Eine Erinnerung ist ein Hinweis, keine Drohung. Formulieren Sie einmal gemeinsam die Vorlagen, die das Modell verwenden darf, und lassen Sie es nicht frei schreiben.

Welche Werkzeuge passen

Ausgangspunkt ist Ihre Kehrbuchsoftware. Viele Programme bieten digitale Formblattannahme und Serienbriefe. Wenn das bei Ihnen gut läuft, fehlen meist nur die Zuordnung von Unterlagen, die nicht digital ankommen, und ein Postfach, das Antworten vorsortiert. Eine eigene Ergänzung lohnt sich, wenn viele Formblätter als PDF oder Foto eingehen, wenn Rückfragen in mehreren Kanälen landen oder wenn Sie mehrere Bezirke mit Gesellen betreuen.

Häufige Fragen

Dürfen wir als Bezirksschornsteinfeger überhaupt KI einsetzen?

Für vorbereitende Büroarbeit wie Lesen, Zuordnen und Entwerfen spricht nichts grundsätzlich dagegen, solange Datenschutz und Auftragsverarbeitung geregelt sind und jede Entscheidung bei Ihnen bleibt. Sprechen Sie die Einzelheiten mit Ihrer Innung ab, bevor echte Kehrbuchdaten verarbeitet werden.

Hilft das auch freien Schornsteinfegerbetrieben ohne Bezirk?

Ja, von der anderen Seite. Ein freier Betrieb kann seine Kunden rechtzeitig vor dem Fristende aus deren Bescheid erinnern, Termine anbieten und das Formblatt nach den Arbeiten vollständig vorbereiten.

Kann KI Messwerte oder Mängel bewerten?

Nein, und das soll sie hier auch nicht. Messwerte und Mängel stammen von Ihnen oder dem ausführenden Betrieb. Das Modell übernimmt sie nur in Schreiben und Listen.

Eine Regel für jeden Betrieb

Jede Frist sollte vor ihrem Ende einen Nachweis oder eine Erinnerung haben, und jedes eingehende Formblatt sollte am selben Tag dem richtigen Objekt zugeordnet sein. Lassen Sie KI lesen, zuordnen und entwerfen, und behalten Sie jede Entscheidung über eine Anlage bei sich.

Wenn bei Ihnen Formblätter und Fristen viel Bürozeit binden, schreiben Sie mir, welche Kehrbuchsoftware Sie nutzen und wie viele Formblätter ungefähr im Monat eingehen. Ich schlage Ihnen einen kleinen, überschaubaren ersten Schritt vor. SHK-Betriebe planen wiederkehrende Termine ähnlich bei Wartungsverträgen, Elektrobetriebe schreiben nach jeder Prüfung ein Protokoll bei der DGUV-V3-Prüfung, und Dachdecker erleben nach jedem Sturm denselben Andrang bei Unwetteranfragen.