KI für Bauunternehmen und Nachunternehmer: Abschlagsrechnungen, Prüffristen und Zahlungsverzug im Blick

KI kann die monatliche Abschlagsrechnung eines Bauunternehmens aus dem zusammenstellen, was auf der Baustelle ohnehin dokumentiert wird: Bautagebuch, Fotos, Lieferscheine, Aufmaß und beauftragte Nachträge, zugeordnet zu den Positionen des Leistungsverzeichnisses. Sie kann die Prüfung des Auftraggebers mit der eigenen Rechnung abgleichen, jede Kürzung mit Begründung auflisten und die Fälligkeits- und Verzugsfristen für jedes Bauvorhaben im Kalender führen. Die Bauleitung oder die Kalkulation entscheidet weiterhin, was abgerechnet wird, und die Geschäftsführung entscheidet über Mahnung, Sicherheitsverlangen oder Leistungsverweigerung. Was sich ändert: Die Rechnung geht pünktlich und prüfbar raus, und keine Kürzung bleibt unbeantwortet.

Für einen Nachunternehmer ist Liquidität das Geschäft, und die Summen sind groß.

Die Destatis-Zahlen erfassen Betriebe von Unternehmen mit 20 und mehr tätigen Personen, rund 548.000 Beschäftigte. Mehr Aufträge bedeuten mehr Abschlagsrechnungen, mehr Nachträge und mehr Baustellen gleichzeitig, jede mit eigenen Terminen und eigenen Ansprechpartnern beim Auftraggeber.

Die Fristen, an denen jede Abschlagsrechnung hängt

Der Anspruch auf Abschlagszahlungen steht beim BGB-Bauvertrag in § 632a BGB: Der Unternehmer kann eine Abschlagszahlung in Höhe des Wertes der erbrachten und vertraglich geschuldeten Leistungen verlangen. Die Leistungen sind durch eine Aufstellung nachzuweisen, „die eine rasche und sichere Beurteilung der Leistungen ermöglichen muss“. Ist die Leistung nicht vertragsgemäß, darf der Besteller einen angemessenen Teil verweigern.

Bei Verträgen auf Grundlage der VOB/B kommen feste Fristen hinzu:

Für die Schlussrechnung gilt nach VOB/B § 16 Abs. 3: Die Schlusszahlung wird spätestens 30 Tage nach Zugang fällig, und wer Einwendungen gegen die Prüfbarkeit nicht innerhalb dieser Frist mit Gründen erhebt, kann sich später nicht mehr darauf berufen. Beim BGB-Bauvertrag wird die Vergütung nach § 650g Abs. 4 BGB mit Abnahme und prüffähiger Schlussrechnung fällig, auch dort mit einer Frist von 30 Tagen für Einwendungen gegen die Prüffähigkeit.

Dazu kommen zwei Rechte, die viele Nachunternehmer kennen, aber selten rechtzeitig nutzen:

• Bauhandwerkersicherung. Nach § 650f BGB kann der Unternehmer Sicherheit für die noch nicht gezahlte Vergütung verlangen, einschließlich vereinbarter Nachträge und zuzüglich 10 Prozent für Nebenforderungen. Das Recht besteht auch nach der Abnahme.
• Zahlungsziele mit Grenzen. Ein vereinbartes Zahlungsziel von mehr als 60 Tagen ist nach § 271a BGB nur wirksam, wenn es ausdrücklich vereinbart und nicht grob unbillig ist. Bei öffentlichen Auftraggebern braucht schon ein Ziel von mehr als 30 Tagen eine sachliche Rechtfertigung, mehr als 60 Tage sind unwirksam.

Schwer zu verstehen ist davon nichts. Schwierig ist, es bei 15 laufenden Bauvorhaben mit unterschiedlichen Verträgen, Abrechnungsrhythmen und Ansprechpartnern im Blick zu behalten, während die Leute, die das Aufmaß kennen, auf der Baustelle stehen.

Wo das Geld liegen bleibt

Die Rechnung kommt spät oder ist nicht prüfbar. Wer am Monatsende zwei Tage lang Aufmaße und Nachtragsfreigaben hinterhertelefoniert, rechnet weniger ab, als gebaut wurde, oder später. Und eine Aufstellung, die der Auftraggeber nicht rasch prüfen kann, setzt die 21 Tage gar nicht erst sauber in Gang.

Die Kürzung bleibt stehen. Die Prüfung kommt zurück, 40.000 Euro gestrichen mit dem Vermerk „Leistung nicht vollständig“. Niemand gleicht Position für Position ab, bevor die nächste Abschlagsrechnung rausgeht, und die Differenz wandert unbemerkt in die Schlussrechnung.

Der Verzug wird nicht genutzt. Ab dem Verzug laufen Zinsen von neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz, und die Bauhandwerkersicherung kann jederzeit verlangt werden. Beides hilft nur, wenn jemand das Datum kennt, an dem es so weit ist.

Was der Abrechnungsassistent tut

Den Vertrag einmal lesen. Er zieht Abrechnungsrhythmus, Zahlungsfristen, vereinbarte Einbehalte, Sicherheiten, Ansprechpartner und Zustelladressen aus dem Vertrag und macht daraus einen Fristenkalender für das ganze Bauvorhaben. Wo der Vertrag nichts regelt, nennt er die gesetzliche Regel und kennzeichnet sie.

Die Abschlagsrechnung aus den Baustellenunterlagen aufbauen. Er liest Bautagebuch, Fotos, Lieferscheine, Stundenberichte und beauftragte Nachträge des Monats, ordnet sie den LV-Positionen zu und entwirft die Aufstellung mit Mengen, Preisen und den Belegen zu jeder Position. Positionen ohne Beleg werden markiert, nicht aufgerundet.

Die Prüfung abgleichen. Kommt die geprüfte Rechnung zurück, vergleicht er jede Position mit der eigenen Abrechnung, listet Kürzungen mit den genannten Gründen und entwirft eine Antwort für die Bauleitung. Er meldet, wann Fälligkeit und Verzug eintreten.

Den nächsten Schritt vorbereiten, entscheiden tut ein Mensch. Bleibt die Zahlung aus, entwirft er Mahnung, Zinsberechnung oder das Verlangen nach Bauhandwerkersicherung und stellt die Chronologie zusammen. Verschickt wird nichts ohne Freigabe.

Die Rechnung für einen Nachunternehmer

Die Zinsen sind der kleinere Teil. Der eigentliche Verlust ist der Teil jeder Kürzung, dem niemand widerspricht und der sich bis zur Schlussrechnung aufsummiert. Schon ein Bruchteil davon, einmal im Jahr zurückgeholt, trägt das Werkzeug.

Wo es schiefgeht

Der Vertrag geht vor. Nachunternehmerverträge weichen oft von der VOB/B ab, mit eigenen Zahlungsplänen, Einbehalten und Prüffristen, und Generalunternehmer stellen gern eigene Bedingungen. Der Assistent muss den tatsächlichen Vertrag lesen und zu jeder Frist die Klausel nennen. Die Bauleitung prüft den Kalender einmal je neuem Vertrag.

Belege müssen echt sein. Ein Foto mit falschem Datum oder ein Nachtrag ohne Freigabe schadet mehr als eine fehlende Position. Halten Sie die Verbindung von jeder Rechnungsposition zum Beleg fest, und bewahren Sie die Belege auf.

Der Zugang zählt. Fälligkeit und Verzug hängen am Zugang der Rechnung. Versenden Sie auf dem Weg, den der Vertrag vorsieht, und bewahren Sie den Nachweis auf, den das Werkzeug erzeugt.

Baustellendaten bleiben vertraulich. Preise, Aufmaße und Verträge gehören nicht in ein beliebiges Werkzeug. Nutzen Sie einen Anbieter mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Hosting in der EU und ohne Training auf Ihren Daten, oder betreiben Sie das Modell auf eigener Infrastruktur.

Welche Werkzeuge passen

AVA- und Bausoftware bildet Aufmaß, Nachträge und Abschlagsrechnungen ab, und viele Nachunternehmer rechnen trotzdem in Tabellen ab. Wenn Ihre Software das Leistungsverzeichnis schon enthält, ist der günstigste Schritt ein Assistent, der es aus den Baustellenunterlagen befüllt und die geprüften Rechnungen liest, die per E-Mail zurückkommen. Führt Ihr Team das Bautagebuch schon per Sprachnachricht, liefert das Bautagebuch per Sprachnachricht genau die Grundlage, die dieser Ablauf braucht.

Häufige Fragen zu KI und Abschlagsrechnungen

Wann wird eine Abschlagszahlung beim VOB/B-Vertrag fällig?

Binnen 21 Tagen nach Zugang der Aufstellung, so VOB/B § 16 Abs. 1 Nr. 3. Voraussetzung ist eine prüfbare Aufstellung, die eine rasche und sichere Beurteilung der Leistungen ermöglicht. Abweichende Vereinbarungen im Vertrag gehen vor.

Ab wann ist der Auftraggeber mit einer Abschlagszahlung in Verzug?

Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung, auch ohne Mahnung (§ 286 Abs. 3 BGB). Unter Unternehmern betragen die Verzugszinsen neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, dazu kommt eine Pauschale von 40 Euro, ausdrücklich auch bei Abschlagszahlungen (§ 288 Abs. 2 und 5 BGB).

Kann ich als Nachunternehmer eine Sicherheit verlangen?

Ja. Nach § 650f BGB kann der Unternehmer Sicherheit für die noch nicht gezahlte Vergütung verlangen, einschließlich Nachträgen und zuzüglich 10 Prozent für Nebenforderungen, auch nach der Abnahme. Üblich ist eine Bankbürgschaft.

Darf KI über Mahnung oder Leistungseinstellung entscheiden?

Nein. Sie kann melden, dass Verzug eingetreten ist, die Zinsen berechnen, Mahnung oder Sicherheitsverlangen entwerfen und die Chronologie zusammenstellen. Ob Sie diese Rechte nutzen, entscheidet die Geschäftsführung, bei Streit mit anwaltlicher Beratung.

Pünktlich abrechnen, mit Belegen

Eine Abschlagsrechnung ist so gut wie die Belege dahinter und das Datum, an dem sie zugeht. Überlassen Sie der KI den Entwurf aus den Baustellenunterlagen und den Blick auf alle Fristen, und lassen Sie das Aufmaß und die schwierigen Entscheidungen bei Bauleitung und Geschäftsführung.

Wenn Ihre Abschlagsrechnungen heute in den letzten zwei Tagen des Monats entstehen, schreiben Sie mir, mit welcher Software Sie abrechnen und wie viele Bauvorhaben gleichzeitig laufen. Ich schlage Ihnen einen kleinen ersten Schritt vor, schrittweise und mit klaren Regeln für Ihre Vertragsdaten. Bauunternehmen kennen denselben Fristendruck bei öffentlichen Ausschreibungen, Tischlereien klären Änderungen, bevor sie zum Streit werden, in Änderungswünsche, und Gerüstbauer führen die Standzeiten, die direkt in ihre Abrechnung fließen, in Prüfprotokoll und Standzeit.