KI für die Forschungszulage: Vorhabenbeschreibungen aus den Unterlagen der Entwickler

KI kann die Tickets, Testprotokolle, Entwicklungsbesprechungen und Stundenzettel eines Unternehmens lesen und daraus die Vorhabenbeschreibung für den Antrag bei der Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ) entwerfen: Ziel und Stand der Technik, das Neue am Vorhaben, die technischen Risiken und den Arbeitsplan. Jeder Satz verweist auf die Unterlage, aus der er stammt. Die Fachleute im Unternehmen bestätigen die technische Darstellung, und die Beraterin entscheidet, was beantragt wird. Neu ist, dass das Gespräch mit der Entwicklungsleitung mit einem belegten Entwurf beginnt statt mit einem leeren Formular und der Erinnerung an das vergangene Jahr.

Das lohnt sich, weil die Forschungszulage schnell wächst und die Beträge groß sind.

Teilt man 3,16 Mrd. Euro durch 7.644 Unternehmen, ergibt das rechnerisch rund 413.000 Euro Forschungszulage je Unternehmen, verteilt über die meist mehrjährige Laufzeit der Vorhaben. Für Beraterinnen und Berater heißt das: Jedes Mandat ist viel wert, und jede schwache Vorhabenbeschreibung gefährdet viel.

Was seit 2026 gilt

Das Gesetz für ein steuerliches Investitionssofortprogramm, verkündet am 18. Juli 2025, hat die Forschungszulage noch einmal ausgeweitet:

• Bemessungsgrundlage. Für Aufwendungen ab dem 1. Januar 2026 höchstens 12 Mio. Euro im Jahr, nach 10 Mio. Euro seit dem 28. März 2024 (§ 3 Abs. 5 FZulG).
• Gemeinkostenpauschale. Für Vorhaben, die nach dem 31. Dezember 2025 begonnen haben, kommen pauschal 20 Prozent der förderfähigen Aufwendungen für Gemein- und Betriebskosten hinzu (§ 3 Abs. 3b FZulG).
• Eigenleistung. Einzelunternehmer und Gesellschafter setzen 100 Euro je Arbeitsstunde an, höchstens 40 Stunden pro Woche (§ 3 Abs. 3 FZulG).
• Fördersatz. 25 Prozent der Bemessungsgrundlage, für kleine und mittlere Unternehmen auf Antrag 10 Prozentpunkte mehr (§ 4 FZulG).

Ein KMU mit voll ausgeschöpfter Bemessungsgrundlage kann damit bis zu 4,2 Mio. Euro Forschungszulage im Jahr erhalten. Umso mehr hängt an der Frage, ob die BSFZ das Vorhaben bescheinigt.

Woran die Bescheinigung hängt

Das Verfahren ist zweistufig: Erst bescheinigt die BSFZ, dass ein Vorhaben Forschung und Entwicklung ist, dann beantragt das Unternehmen die Zulage beim Finanzamt. Die Bescheinigung muss für jedes Vorhaben gesondert begründet feststellen, dass die Voraussetzungen vorliegen (§ 6 FZulG), und im Antrag beim Finanzamt sind Vorhaben und Aufwendungen so genau zu bezeichnen, dass eine Überprüfung möglich ist (§ 5 Abs. 2 FZulG).

Die BSFZ prüft nach drei Kriterien, die alle erfüllt sein müssen:

• Neuartigkeit. Das Vorhaben zielt auf neue Erkenntnisse oder nutzt den Stand der Technik auf neue Weise, um Produkte, Verfahren oder Dienstleistungen deutlich zu verbessern.
• Risiko. Es gibt wissenschaftliche oder technische Hemmnisse, die das Ziel gefährden. Rein wirtschaftliche Risiken zählen nicht.
• Planmäßigkeit. Klar definierte Aufgaben mit Zielen, Arbeitspaketen, Ressourcen und gegebenenfalls Meilensteinen.

Wiederkehrende und routinemäßige Änderungen an bestehenden Produkten sowie Qualitätskontrollen sind nicht förderfähig. Genau hier entstehen schwache Anträge: Die Beschreibung wird Monate später aus einem Gespräch rekonstruiert, der Stand der Technik bleibt vage, und das technische Risiko ist eines, das jede erfahrene Entwicklerin an einem Nachmittag gelöst hätte.

Was der Assistent für Vorhabenbeschreibungen leistet

Die vorhandenen Unterlagen lesen. Tickets und Pull Requests, Testergebnisse, Protokolle von Entwicklungsbesprechungen, Laborbücher, Lieferantenkorrespondenz und Stundenzettel. Das Modell ordnet sie möglichen Vorhaben zu und zeigt, welche Personen mit wie vielen Stunden beteiligt waren.

FuE von der Arbeit drumherum trennen. Für jedes Vorhaben schlägt es den Stand der Technik zu Beginn, das angestrebte Neue und die technischen Risiken vor, jeweils mit den Tickets oder Testergebnissen, die das belegen. Routinearbeit wie Konfiguration, Fehlerbehebung in ausgelieferter Software oder optische Anpassungen markiert es als vermutlich nicht förderfähig, statt sie in die Geschichte einzuweben.

Den Antrag entlang der Kriterien entwerfen. Es schreibt die Beschreibung so, dass Neuartigkeit, Risiko und Planmäßigkeit jeweils mit Belegen erkennbar sind, und leitet Arbeitspakete und Meilensteine aus dem tatsächlichen Projektverlauf ab. Wo Unterlagen fehlen, steht im Entwurf, was fehlt.

Das Fachgespräch vorbereiten. Aus den Lücken werden die fünf oder sechs Fragen, die die Beraterin der Entwicklungsleitung stellen muss. Die Stunde mit dem CTO dient dann dem Bestätigen und Korrigieren, nicht dem Suchen.

Die Rechnung für eine Beratung

Die gesparte Zeit ist der kleinere Gewinn. Wichtiger ist, dass jede Beschreibung auf Unterlagen beruht, die das Unternehmen bei einer Rückfrage der BSFZ oder einer Prüfung durch das Finanzamt vorlegen kann. Das schützt die Zulage des Mandanten und den Ruf der Beratung.

Wo es schiefgeht

Flüssiger Text ist kein Beleg. Ein Modell kann jedes Projekt wie Forschung klingen lassen. Verlangen Sie für jeden Sachsatz einen Verweis auf eine Unterlage und streichen Sie jeden Satz ohne Verweis.

Entwicklungsunterlagen sind vertraulich. Quellcode, Produktpläne und unveröffentlichte Konstruktionen laufen durch das Werkzeug. Nutzen Sie einen Anbieter mit Auftragsverarbeitungsvertrag, ohne Training auf Mandantendaten und mit Hosting in der EU, oder betreiben Sie das Modell auf eigener Infrastruktur, und halten Sie das im Mandatsvertrag fest.

Die Aufwendungen brauchen eine eigene Prüfung. Welche Arbeitslöhne, Auftragsforschung, Wirtschaftsgüter und Pauschalen in die Bemessungsgrundlage gehören, entscheidet nicht die BSFZ, sondern das Finanzamt, und die Vorhabenbeschreibung klärt es nicht. Lassen Sie das Modell Stunden je Vorhaben aus den Stundenzetteln vorschlagen, und lassen Sie die Aufstellung bei der Person, die den Antrag beim Finanzamt verantwortet.

Werkzeuge, die passen

Spezialisierte Fördermittelberatungen arbeiten mit eigener Software für Projekterfassung, Stundennachweis und Antragsverwaltung, teils inzwischen mit Schreibhilfen. Wenn Ihre bereits aus den Unterlagen des Mandanten entwirft, messen Sie zuerst, wie oft die Entwürfe das Fachgespräch unverändert überstehen. Für eine Steuerkanzlei mit einigen forschenden Mandanten oder ein mittelständisches Unternehmen, das selbst beantragt, liegt die Lücke meist zwischen Jira, GitHub, Azure DevOps oder dem Laborsystem und der Antragsvorlage, die heute ein Mensch von Hand schließt. Ein kleiner Assistent, der diese Exporte liest und in Ihre Vorlage schreibt, genügt oft.

Häufige Fragen zu KI und Vorhabenbeschreibungen für die Forschungszulage

Nach welchen Kriterien prüft die BSFZ ein FuE-Vorhaben?

Nach Neuartigkeit, Risiko und Planmäßigkeit, die sich an der AGVO und am Frascati-Handbuch der OECD orientieren. Alle drei müssen erfüllt sein. Rein wirtschaftliche Risiken zählen nicht, und wiederkehrende oder routinemäßige Änderungen an bestehenden Produkten sind nicht förderfähig.

Wann kann der Antrag bei der BSFZ gestellt werden?

Vor, während oder nach der Durchführung des Vorhabens. Den Antrag auf Forschungszulage stellt das Unternehmen anschließend beim Finanzamt, nach Ablauf des Wirtschaftsjahres, in dem die förderfähigen Aufwendungen entstanden sind. Die erste Bescheinigung für ein Wirtschaftsjahr ist gebührenfrei.

Wie hoch ist die Forschungszulage seit 2026?

25 Prozent der Bemessungsgrundlage, für kleine und mittlere Unternehmen auf Antrag 35 Prozent. Die Bemessungsgrundlage beträgt für Aufwendungen ab dem 1. Januar 2026 höchstens 12 Mio. Euro im Jahr, und für Vorhaben, die nach dem 31. Dezember 2025 begonnen haben, kommen pauschal 20 Prozent für Gemein- und Betriebskosten hinzu.

Darf KI den Antrag allein schreiben?

Sie kann Text erzeugen, und genau das ist das Risiko. Eine Beschreibung, die klingt wie Forschung, aber nicht belegt, was das Team tatsächlich getan hat, hält einer Rückfrage nicht stand. Nutzen Sie KI zum Lesen der Unterlagen und für den ersten Entwurf, und lassen Sie die Beurteilung bei den Fachleuten und der Beratung.

Erst die Unterlagen, dann die Vorlage

Eine gute Vorhabenbeschreibung fasst Arbeit zusammen, die das Unternehmen belegen kann. Überlassen Sie der KI das Lesen von Tickets, Tests und Stundenzetteln und den ersten Entwurf mit Quellen, und lassen Sie die Entscheidung, was FuE ist, bei den Menschen, die dafür einstehen.

Wenn Ihre Vorhabenbeschreibungen heute aus Gesprächsnotizen entstehen, schreiben Sie mir, mit welchen Werkzeugen Sie arbeiten und wie viele Vorhaben Sie im Jahr beantragen. Ich schlage Ihnen einen kleinen ersten Schritt vor, schrittweise und mit klaren Regeln für vertrauliche Entwicklungsunterlagen. Wirtschaftsprüfer kennen dieselbe Suche nach Belegen bei der PBC-Liste, Patentanwaltskanzleien machen aus technischen Schreiben Fristen in Fristen und Jahresgebühren, und Zerspanungsbetriebe sichern das technische Wissen, auf dem solche Anträge beruhen, in Erfahrungswissen sichern.