Der Vertriebsleiter geht an einem Donnerstagnachmittag mit dem Facility Manager durch ein dreigeschossiges Bürogebäude. In seinen Notizen steht: „Büros ca. 1.800 m², 6 WC-Anlagen, Teeküche, Foyer, werktäglich.“ Das Angebot geht am Montag raus, der Preis ist konkurrenzfähig, der Auftrag kommt.
Drei Wochen nach Vertragsbeginn braucht das Team deutlich mehr Stunden als kalkuliert. Niemand hat die zweite Teeküche im ersten Obergeschoss bemerkt. Die Glastrennwände in den Besprechungsräumen müssen täglich von Fingerabdrücken befreit werden, weil die Geschäftsführung darauf Wert legt. Die WC-Anlagen im zweiten Obergeschoss haben acht Sanitärobjekte, nicht vier. Und der Vermieter erwartet eine Teppichgrundreinigung pro Quartal, was der Facility Manager nebenbei erwähnt und niemand notiert hat.
Jetzt bleiben zwei Möglichkeiten: den Verlust schlucken oder still an der Qualität sparen und hoffen, dass es niemand merkt. Beides endet schlecht. Verloren wurde das Objekt nicht im dritten Monat, sondern an jenem Donnerstagnachmittag.
Genau bei dieser Begehung würde ich KI in einem Gebäudereinigungsbetrieb einsetzen: nicht als Ersatz für den Rundgang, sondern damit alles, was man sieht und hört, vollständig erfasst und ehrlich kalkuliert wird.
Warum die Begehung alles entscheidet
In der Gebäudereinigung sind Personalkosten der größte Posten, und die hängen an Fläche, Belag, Sanitärobjekten und Turnus. Die üblichen Leistungswerte zeigen deutlich, wie unterschiedlich viel Zeit verschiedene Flächen brauchen.
Ein Quadratmeter Sanitär dauert ein Vielfaches eines Quadratmeters Büro. Eine übersehene WC-Anlage oder falsch gezählte Sanitärobjekte verzerren eine Kalkulation deshalb viel stärker als ein paar Quadratmeter Bürofläche mehr oder weniger. Dasselbe gilt für eine Teeküche, einen Fitnessraum oder ein Labor, das beim Rundgang aussah wie „noch ein Raum“.
Wenn die Löhne steigen, verschwindet der Spielraum für „Das regeln wir dann vor Ort“. Eine Kalkulation, der zehn Prozent der Stunden fehlen, ist kein knappes Objekt mehr, sondern ein Verlustobjekt.
Das Raumbuch ist das eigentliche Produkt
Bevor irgendetwas kalkuliert wird, braucht ein Angebot ein vollständiges Raumbuch: jeder Raum, sein Belag, seine Ausstattung und wie oft er was braucht. Bei öffentlichen Ausschreibungen ist das selbstverständlich, bei Schulen etwa nach den Anforderungen der DIN 77400. Bei privaten Auftraggebern wird es oft durch eine Notiz ersetzt, und genau dort entstehen die Lücken.
| Raum oder Bereich | Belag | Fläche | Ausstattung | Turnus | Besondere Leistungen |
|---|---|---|---|---|---|
| Großraumbüro EG | Teppich | 630 m² | 42 Arbeitsplätze | werktäglich | Saugen, Fleckentfernung, Hochstaub monatlich |
| WC-Anlage 2.OG Damen | Fliesen | 24 m² | 4 WC, 2 Waschtische | werktäglich | Verbrauchsmaterial auffüllen, Kontaktflächen desinfizieren |
| Teeküche 1.OG | PVC | 38 m² | Kühlschrank, Mikrowelle, Spülmaschine | werktäglich | Geräte außen, Spülmaschine freitags ausräumen |
| Besprechungsräume 1.OG | Teppich | 110 m² | Glastrennwände | werktäglich | Glasflächen täglich auf Wunsch des Kunden |
| Foyer | Naturstein | 85 m² | Sauberlaufzone | werktäglich | Matten wöchentlich, Steinpflege quartalsweise |
| Alle Teppichflächen | Teppich | 1.300 m² | quartalsweise | Sprühextraktion (Vorgabe des Vermieters) |
Jede Zeile dieser Tabelle hat der Vertriebsleiter gesehen oder gehört. Das Problem ist, dass bei einer echten Begehung, mit einem Facility Manager, der redet, und einem Gebäude voller Räume, manches nie auf dem Papier landet.
Von der Begehung zum vollständigen Angebot
- Grundriss fotografierenVertriebBeginnEin Foto des Flucht- und Rettungsplans oder des Grundrisses liefert die Liste der Räume, die abgedeckt werden müssen.
- Raum für Raum sprechenVertriebvor OrtKurze Sprachnotizen und Fotos: „WC Damen 2. OG, Fliesen, vier WC, zwei Waschtische, stark frequentiert.“
- Raumbuch aufbauenKIbeim RundgangAus Notizen werden Zeilen: Raumart, Belag, Fläche, Ausstattung, Turnus, besondere Leistungen. Wünsche aus dem Gespräch werden ebenfalls erfasst.
- Lücken markierenKIRäume im Grundriss ohne Notiz, WC-Anlagen ohne Objektzahl, erwähnte Sonderleistungen ohne Turnus.
- Stunden berechnenSystemIhre eigenen Leistungswerte je Raumart und Leistung ergeben Stunden pro Reinigung und pro Woche. Das Modell rät hier nichts.
- Kalkulieren und Angebot schreibenSieam selben TagLohn, Material, Gemeinkosten und Wagnis und Gewinn einrechnen; Angebot mit Leistungsverzeichnis. Sie prüfen, bevor es rausgeht.
Der vierte Schritt rettet Objekte. Zeigt der Grundriss zwölf Räume im ersten Obergeschoss und die Notizen decken zehn ab, erfährt der Vertriebsleiter das, bevor er das Gebäude verlässt. Hat der Facility Manager im Flur gesagt „Der Vermieter will die Teppiche jedes Quartal gemacht haben“, findet das Modell den Satz in der Sprachnotiz, und er wird zu einer Position im Angebot, mit Preis.
Die Rechnung, offen gezeigt
So sieht die Stundenrechnung für das Gebäude oben aus, mit Leistungswerten aus der Grafik. Einfach, aber bei jedem Angebot für jeden Bereich von Hand gerechnet, schleichen sich genau hier Fehler ein.
- Büroflächen, 1.800 m² ÷ 200 m²/h
- 9,0 h
- Sanitärbereiche, 110 m² ÷ 90 m²/h
- 1,2 h
- Verkehrsflächen, 370 m² ÷ 400 m²/h
- 0,9 h
- Teeküchen, 75 m² ÷ 150 m²/h
- 0,5 h
- Stunden pro Reinigung
- ≈ 11,6 h
- Reinigungen pro Woche
- × 5
- Arbeitsstunden pro Woche
- ≈ 58 h
Die zweite Teeküche und zwei der sechs WC-Anlagen zu vergessen, hätte gut eine halbe Stunde pro Reinigung gekostet, knapp sechs Prozent der Arbeitszeit, bevor die Glastrennwände und die quartalsweise Teppichreinigung überhaupt eingerechnet sind. Bei einer üblichen Marge frisst das allein einen großen Teil des Gewinns.
Was der Kunde verlangt und was das Gebäude braucht
- Werktägliche Büroreinigung
- Saubere, aufgefüllte Sanitärräume
- Ordentliche Teeküche
- Ein gepflegtes Foyer
- Hochstaub, Lüftungsgitter und Jalousien im festen Turnus
- Glastrennwände und Glastüren, gerade Fingerabdrücke
- Teppichgrundreinigung und Hartbodenpflege in Intervallen
- Abfalltrennung: Papier, Verpackung, Bio, vertrauliche Akten
- Verbrauchsmaterial: wer liefert, wer zahlt
- Zugang, Schlüssel, Alarmanlage und gesperrte Räume
Die rechte Spalte ist der Bereich, in dem erfahrene Vertriebsleute ihr Geld wert sind und müde danebengreifen. Eine Checkliste, die das Modell beim Rundgang abfragt, sorgt für Gleichmäßigkeit.
Die Checkliste für jede Begehung
- Einen Grundriss, und die Erlaubnis, ihn zu fotografieren
- Anzahl der Sanitärobjekte in jeder WC-Anlage und Stoßzeiten
- Teeküchen und Sozialräume, inklusive Geräten, die mitgereinigt werden sollen
- Glas: Trennwände, Türen, Innenfenster, und wie sauber der Kunde sie erwartet
- Beläge und Intervallleistungen: Sprühextraktion, Grundreinigung, Einpflege, Steinpflege
- Abfallarten und Standorte der Behälter
- Wer Verbrauchsmaterial stellt und wie aufgefüllt wird
- Zugang, Schlüssel, Alarmcodes, Sicherheitsvorgaben und gesperrte Räume
- Reinigungszeiten: abends, frühmorgens oder während der Bürozeiten
Genau kalkulieren, nicht billig
Das sage ich deutlich, weil es wichtig ist: Es geht nicht darum, mit niedrigeren Preisen mehr Aufträge zu gewinnen. Es geht darum, anzubieten, was die saubere Reinigung dieses Gebäudes tatsächlich kostet. Manche Kunden entscheiden sich für einen günstigeren Mitbewerber, der die Teeküche übersehen hat. Dieser Mitbewerber verliert entweder Geld oder spart an der Qualität, und nicht selten kommt der Kunde zurück. Die Betriebe, die bleiben, sind die, deren Kalkulationen stimmen.
Ein vollständiges Raumbuch gibt Ihnen außerdem etwas in die Hand. Fragt ein Kunde, warum Ihr Preis höher ist, zeigen Sie ihm das Leistungsverzeichnis: jeder Raum, jede Leistung, jeder Turnus. Einem Angebot, das seinen Rechenweg offenlegt, ist schwer zu widersprechen. Und wer mit Gütesicherung nach RAL arbeitet, hat mit einem sauberen Raumbuch ohnehin die Grundlage für die geforderte Qualitätskontrolle.
Software, die dazu passt
Viele Gebäudereinigungsbetriebe arbeiten mit Branchensoftware für Kalkulation, Objektverwaltung und Zeiterfassung, etwa HERO oder Blink. Die Erfassung bei der Begehung sitzt davor: Sie liefert das Raumbuch in einer Form, die diese Programme verarbeiten, und die Kalkulation bleibt in der Software, der Sie vertrauen. Neu ist nur, dass das Raumbuch vollständig ist, bevor es dort ankommt.
Grundrisse und Zugangsregeln sind für Ihre Kunden sensibel. Bewahren Sie sie beim Angebot auf, beschränken Sie den Zugriff und kopieren Sie sie nicht in kostenlose Werkzeuge. Sprachnotizen können Namen und persönliche Angaben aus dem Rundgang enthalten und fallen damit unter die DSGVO.
Fragen, die Betriebsinhaber stellen
Kann KI das Gebäude aus dem Grundriss vermessen?
Wenn der Plan einen Maßstab oder aufgedruckte Raumflächen hat, kann das Modell sie lesen und eine gute erste Schätzung liefern. Ohne Maßstab listet es trotzdem die Räume auf, damit keiner fehlt, und Sie ergänzen die Maße vor Ort.
Funktioniert das auch für Grundreinigungen und Einmalaufträge?
Ja. Einmalaufträge haben oft sogar mehr versteckten Umfang als laufende Objekte, weil der Raum lange nicht gründlich gereinigt wurde. Dieselbe raumweise Erfassung verhindert, dass Sie sie zu günstig anbieten.
Kann das unsere Leistungswerte festlegen?
Sollte es nicht. Ihre Leistungswerte stammen aus Ihren Teams und Ihrem Qualitätsniveau. Veröffentlichte Richtwerte sind ein guter Ausgangspunkt, gerechnet wird aber immer mit Ihren Zahlen.
Lohnt sich das für einen Betrieb mit wenigen Objekten?
Wenn Sie ein paarmal im Monat anbieten, ja, denn ein zu günstig kalkuliertes Objekt kann die Marge mehrerer guter auffressen. Probieren Sie Erfassung und Lückenprüfung bei den nächsten drei Begehungen aus und vergleichen Sie das Ergebnis mit Ihrer bisherigen Methode.
Die Faustregel
Kalkulieren Sie das Gebäude, durch das Sie gegangen sind, nicht das, an das Sie sich erinnern. Jeden Raum und jeden Wunsch erfassen, solange Sie noch drin sind, und die Zahlen folgen.
Wenn zu günstig kalkulierte Objekte Ihrem Betrieb schon geschadet haben, schreiben Sie mir, wie Begehungen und Kalkulationen bei Ihnen heute laufen. Ich schlage Ihnen eine Erfassung vor, die Sie bei den nächsten Angeboten testen können. Dasselbe Problem aus Messen und Kalkulieren gibt es im Garten- und Landschaftsbau, und wie Reklamationen Qualitätsprobleme sichtbar machen, beschreibe ich für Großwäschereien.
Sie möchten KI in Ihrem Betrieb einsetzen?
Ich helfe kleinen Unternehmen, aus Ideen Software zu machen, die sich rechnet. Schildern Sie mir, woran Sie arbeiten, und Sie erhalten eine kostenlose erste Einschätzung. Das Formular ist auf Englisch, schreiben Sie gern auf Deutsch.